La empresa COMERCIALIZADORA ZAPATOS SPRINGFIELD importa calzado de países asiáticos, y debido a su veloz crecimiento, la Junta Directiva ha decidido reestructurar la empresa dividiéndola en diferentes Gerencias y creando otras, entre las cuales está la Gerencia de Compras, desprendiendo de esta responsabilidad a los Gerentes Comerciales para que se dediquen a impulsar las ventas.
Para ocupar la Gerencia de Compras se decidió promover al Sr. BART PINZÓN quien se desempeñaba como Director de una Subdivisión de Productos Textiles y quien contaba con experiencia comercial en empresas de Venta de Vehículos Usados. Dentro de sus funciones está la de conseguir el mejor proveedor para adquirir los productos que los Gerentes Comerciales requieran y para ello BART viaja al extranjero teniendo como meta conseguir los mejores precios del mercado sin descuidar la calidad de los productos.
BART es muy pilo, autosuficiente y comercial, pero su experiencia era en textiles y esta es su primera experiencia en productos de calzado. Dentro de sus primeras negociaciones encontró un buen proveedor en Pakistán que le ofreció calidad, buen precio y empaques de 36 pares de zapatos (3 curvas) (VER ANEXO 1) de la misma referencia y el mismo color. BART realizó sus cálculos costos de fletes y procesos de cargue y descargue, lo cual beneficiaba económicamente a la empresa en ahorros de horas hombre, menor manipulación del producto en transporte y tiempos.
El jefe del área de logística, BARNEY GÓMEZ, recibió los contenedores y efectivamente percibió que el proceso de descargue de la mercancía fue mucho más ágil que antes, las estibas se podían modular de mejor manera y eran más estables para almacenar esta mercancía en la estantería.
Pero al momento de recibir las órdenes de pedido que emitía el área comercial el área de logística observó que los clientes seguían pidiendo 12 pares por referencia. Viendo esta situación el Sr. Gómez se comunicó telefónicamente con el Gerente Comercial el Sr. APU NARVÁEZ y le comentó:
- Don APU? Qué hubo, habla con BARNEY, cómo va todo?
- Ole BARNEY, qué más… tenemos mucha mercancía por despachar no? y el inventario nada que cuadra… cómo su nombre lo dice: “Inventario… puros inventos no???
- Jajajaja… Don BARNEY, ud no cambia… hablando en serio, tengo problemas con los despachos del zapato referencia Shelbyville Shoes; las cajas vienen por 36 pares y ud me está pidiendo de a 12 pares.
- Pero BARNEY, a ud quién le dijo que nuestros clientes con este cuento del cero inventario y el Just In Time va a comprar el triple de lo que necesita… bastante hacemos con poderles vender de a 12 pares por referencia para que ud me diga que ahora le tengo que vender de a 36 pares…
- Pero Don APU, esto implicaría reempacar toda la mercancía…
- BARNEY, ud es el superhéroe de la empresa… sálvenos de esta y despache rápido, que los clientes están que preguntan por la mercancía.
- Pues don APU, si le digo que no puedo despachar de todas maneras me toca despachar esto, cierto? Yo veré cómo me las arreglo.
Posterior a esta conversación telefónica, BARNEY ágilmente empezó a coordinar con su equipo de trabajo cómo reempacar la mercancía en curvas de 12 pares; para lo que tuvo que comprar cajas de cartón, zuncho, cinta transparente, etiquetas; además hubo que contratar personal temporal inexperto para realizar esta labor; teniendo como recurso más escaso el tiempo.
A todo el personal BARNEY lo tenía motivado con la frase “Muchachos armemos rápido estas cajas que si no las despachamos nosotros, la competencia si las despacha y nos quedamos sin camello…”
A pesar de intentar controlar esta labor, se obtuvo como resultado:
- Mercancía empacada en cajas genéricas, sin el logo de la marca de zapatos de la empresa.
- Cajas con las curvas de tallas mal distribuidas.
- Cajas incompletas.
- Fatiga física del personal laborando turnos extras.
- Inconsistencias entre la información del inventario frente a lo que físicamente había en la bodega.
- Diferencias entre las cantidades despachadas y las cantidades facturadas a los clientes.
Después de una semana difícil, BARNEY decidió notificar a su jefe KARL CÁRDENAS (Gerente de Logística), de la situación presentada y se citó a comité al Gerente Comercial, Gerente de Compras, Gerente de Logística e invitaron a BARNEY para que expusiera la situación. En esta reunión los logísticos defendían la premisa de que la unidad de empaque de compra debía ser la misma unidad de empaque de despacho, es decir, cajas por 12 pares de zapatos; compras defendió su premisa de ahorros en fletes reflejados en menor costo de producto por unidad (par) y el comercial únicamente se centró en las demoras que estaban experimentando sus clientes sin recibir mercancía.
Después de acaloradas discusiones se optó por definir que la unidad de empaque para los zapatos es 12 pares y que el impase sucedido se manejaría hasta agotar la mercancía. BARNEY y KARL salieron de la reunión pensando que BART había comprendido las complicaciones que traía una decisión de este estilo sin ser consultada previamente y que esta situación no se volvería a repetir.
En el siguiente viaje de BART a China encontró otro proveedor que cumplía los requerimientos del área comercial pero también le ofreció la mercancía empacada en cajas de 36 pares, con la diferencia que eran 3 docenas del mismo modelo pero cada una de diferente color. A BART le pareció que comercialmente podría ser atractivo y cerró el negocio de esta manera.
Tiempo después al llegar los contenedores a la bodega de la empresa BARNEY queda impresionado al ver que nuevamente le llegó la mercancía empacada de a 36 pares de zapatos.
- Ala! Este BART es que no ve la diferencia entre cajas de 12 pares y 36 pares? Pero esta vez si me van a oír; voy a hablar con el Sr. CARLOS BURNS (Gerente General) y les voy a mostrar cuántos pares son tres moscas…
ANEXO 1
Una curva de zapatos consta de 12 pares de la misma referencia distribuidos de la siguiente manera:
TALLA CANTIDAD
37 1
38 2
39 3
40 3
41 2
42 1
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